EasyTec Servicemanagement

Im Gebäude- und Servicemanagement ist es wichtig, auf alle technischen Möglichkeiten innerhalb eines Gebäudes reagieren zu können. Hierbei sollte schon in der Angebotsphase eine strukturierte Aufnahme der Gegebenheiten und den damit verbundenen Wartungsleistungen durchführbar sein. Auf Anforderungen flexibel reagieren und in allen Modulen auf die einmal erfaßten Daten zugreifen, ist die Grundlage des Gesamtpaketes. Geschäftsprozesse durchgängig behandeln ohne dabei auf Komfort, Transparenz und Wirtschaftlichkeit zu verzichten.

 

 

 

Das Modul dient zur Kalkulation von Wartungs- und Instandsetzungsangeboten. Die Basis bilden zwei Kalkulationsmodelle: eines für Wartung, eines für Instandsetzung. Über eine frei definierbare Kennung erfolgt dann die Unterscheidung der Angebote etwa in Fachbereiche, Abteilungen oder Gewerke.

Wartungsangebote sind in 'Gebäude und Anlagen' strukturiert, zu denen Bauteile hinterlegt werden, die gewartet werden müssen. Über Zeitvorgaben (mittels Anweisungen mit hinterlegter Zeit) und eine Zuordnung zu einer Qualifikation und Definition der Wartungsintervalle kann der Wartungspreis ermittelt werden. Die Abwicklung von Störungen kann über einen prozentualen Zuschlag pauschal bewertet werden. Für zusätzliche Kosten wie zum Beispiel erforderliche Materialien steht der Bereich 'Sonstige Kosten' zur Verfügung. Zu einem Wartungsangebot kann eine Bauteilliste erstellt werden, die als Anlage an ein Wartungsangebot verwendet werden kann. Die Angebotswerte des Wartungsangebotes können über ein Deckblatt dargestellt werden.

Über die freie Definition bzw. die Eingabe von Leistungen im Bereich der Bauteilpositionen sowie der variablen Nutzung der Gebäudestruktur können alle wiederkehrenden Aufgaben in einem Objekt beschrieben, dokumentiert und über zeitliche Abstände kalkuliert werden. Dies bedeutet, dass komplexe Leistungspakete im Gebäudemanagement erfasst, kalkuliert und im Auftragsfall in den Auftragsbereich übergeben werden können.

Instandsetzungsangebote dienen der Kalkulation von Instandsetzungs- bzw. Montagearbeiten. Instandsetzungsangebote sind in Titel strukturiert, zu denen Positionen erfasst werden können. Diese Positionen beinhalten erforderliche Materialien, Montagezeiten oder Fremdleistungen, die im Bereich der 'Sonstigen Kosten' erfasst werden. Zu einem Instandsetzungsangebot kann ein detailliertes Angebot gedruckt werden.

Nach oben

Das Modul dient zur Kalkulation und Verwaltung von Wartungsverträgen und Reparatur- /Instandhaltungsaufträgen. Die Bereiche 'Wartung und Instandsetzung' werden über eine Kennung unterschieden.

In der Auftragserfassung können neue Aufträge erfasst und bestehende Aufträge geändert werden. Aufträge, zu denen ein Angebot vorliegt, können über den Punkt 'Angebot wird Auftrag' übernommen werden.

Die Bearbeitung eines Auftrages erfolgt analog zur Bearbeitung eines Angebotes. Darüber hinaus sind folgende Funktionen möglich:

• Teilaufträge (Verwaltung von Teilaufträgen zu einem Hauptauftrag)
• Zahlungsplan (Hinterlegung der Zahlungsweise bei Wartungsaufträgen mit automatischer Fakturierung)
• Preisanpassung (Verwaltung der Preiserhöhungen für hinterlegte Zahlungspläne)

Wartungsaufträge sind in 'Gebäude und Anlagen' strukturiert, zu denen Bauteile hinterlegt werden, die gewartet werden müssen. Über Zeitvorgaben (mittels Anweisungen mit hinterlegter Zeit), einer Zuordnung zu einer Qualifikation und Definition der Wartungsintervalle kann der Wartungspreis ermittelt werden. Die Abwicklung von Störungen kann über einen prozentualen Zuschlag pauschal bewertet werden. Für zusätzliche Kosten wie erforderliche Materialien etc. steht der Bereich 'Sonstige Kosten' zur Verfügung. Zu einem Wartungsauftrag kann eine Bauteilliste erstellt werden, die als Anlage an einen Wartungsauftrag verwendet werden kann. Die berechneten Werte des Wartungsauftrages können über ein Deckblatt als Zusammenfassung dargestellt werden.

Über die freie Definition bzw. Eingabe von Leistungen im Bereich der Bauteilpositionen sowie der variablen Nutzung der Gebäudestruktur können alle wiederkehrenden Aufgaben in einem Objekt beschrieben, dokumentiert und über zeitliche Abstände kalkuliert werden. So werden komplexe Leistungspakete im Gebäudemanagement erfasst, kalkuliert und in die Wartungsplanung übergeben. Instandsetzungsaufträge, also Aufträge für Instandsetzungs-/Montagearbeiten, sind in Titel strukturiert, zu denen Positionen erfasst werden können. Diese Positionen umfassen erforderliche Materialien, Montagezeiten oder Fremdleistungen, die im Bereich der 'Sonstigen Kosten' erfasst werden. Zu einem Instandsetzungsauftrag kann ein detaillierter Auftrag gedruckt werden.

Spot-Aufträge sind Kleinaufträge ohne Gebäude-/Anlagenstruktur. Hierüber können beispielsweise Störungen erfasst werden, zu denen kein Wartungsauftrag vorliegt. Für den Fall, dass ein Spot-Auftrag als Teilauftrag zu einem Wartungsauftrag erfasst wird, kann eine Zuordnung zu 'Gebäude und Anlage' aus dem Wartungsauftrag vorgenommen werden. Diese Information kann dem Service-Report zugefügt werden.

Nach oben

Der Bereich Abrechnung gliedert sich in zwei wesentliche Programmteile:

• Manuelle Faktura
• Automatische Faktura

Über den Programmteil „Manuelle Faktura“ können Aufträge abgerechnet werden. Jede Rechnung stellt einen Beleg dar. Rechnungen, die über den Programmteil „Automatische Faktura“ erstellt wurden, werden ebenfalls in diesem Bereich gespeichert, so dass nachträglich eine automatisch erstellte Rechnung mit zusätzlichen Positionen ergänzt werden kann. Hier können etwa verbrauchte Materialien berechnet werden, die nicht Bestandteil des Wartungsvertrages sind.

• Abrechnung der Aufträge
• Erstellung einer Gutschrift
• Stornierung einer Rechnung

Die „Automatische Faktura“ dient der automatischen Abrechnung der Wartungsaufträge. In der Automatischen Faktura werden die Informationen aus dem Zahlungsplan ausgewertet. Nach Erzeugung der Rechnung werden die Durchführung im Zahlungsplan dokumentiert und die Informationen für eine Abrechnung im nächsten Jahr bereitgestellt.

Nach oben

In der Ressourcenplanung können zu jedem Wartungsauftrag entsprechende Wartungstermine geplant werden. Die Planung erfolgt auf Basis der vorhandenen Auftragsdaten. Dabei ist es möglich, die Struktur nach den Bedürfnissen der Wartung zu ändern. Die Planung ist auf Anlagenebene bis hin zur einzelnen Anweisung möglich. Mittels Wartungsplan ist es möglich, termingerecht einen Wartungsauftrag zu erstellen, der als Grundlage der durchzuführenden Wartung dient. Zu jedem Wartungsauftrag kann ein Arbeitszettel, eine Bauteilliste, ein Mängelbericht sowie ein Messprotokoll erstellt werden. Zusätzlich können mehrere Anlagen eines Auftrages über die Wartungsgruppe zu einer Wartung zusammengefasst werden. Um eine Gesamtübersicht aller Wartungen zu erhalten, ist die Eingabe von Kapazitäten pro Qualifikation und Zeitraum erforderlich.

Nach oben

In der Einsatzplanung werden die Aufträge und ihre Teilaufträge eingeplant. Zusätzlich können die Abwesenheitszeiten eines Mitarbeiters verwaltet werden. Zur Hinterlegung der Einsätze müssen vorab Terminarten mit dem Kennzeichen 'Einsatzplanung' eingerichtet werden. Für die konkrete Einplanung der zuvor erstellten Einsätze wählt der Anwender den Menüpunkt Einsatzplanung.

Der Anwender hat die Möglichkeit, die zuvor erstellten Teilaufträge graphisch einzuplanen. Dies geschieht über die Funktion Auswahl Auftrag. Die Teilaufträge werden sukzessive aus einer hinterlegten Liste ausgewählt und können per Drag and Drop im Einsatzplan an der gewünschten Stelle positioniert werden.

Der Wunschmitarbeiter aus der Kapazitätsplanung kann als „Filter“ verwendet werden, so dass die geplanten Aufträge ihm zugeordnet werden. Ein vorgeschlagener Auftrag kann dennoch zu einem anderen Mitarbeiter verplant werden, wenn der Wunschmitarbeiter anderweitig verplant ist.

Nach oben

Im Zusammenspiel mit unserem Modul Servicemanagement unterstützt die Mobile Servicelösung die Disposition von Störeinsätzen, Wartungen und Instandsetzungen. Die flexible Personaleinsatzplanung verbessert die Servicequalität und erhöht die Auslastung. Durch schnelle Abrechnungsmöglichkeiten wird die Liquidität gesteigert.

Nach oben